Nicht jeder Transporter über 2,5 Tonnen ist tachographenpflichtig – das hat die Europäische Kommission klargestellt

Ab dem 1. Juli 2026 gelten die EU-Vorschriften zum Fahrtenschreiber sowie zu den Lenk- und Ruhezeiten auch für bestimmte leichte Nutzfahrzeuge über 2,5 Tonnen. Das bedeutet jedoch nicht, dass ab sofort in jedem solchen Transporter ein Fahrtenschreiber verwendet werden muss. Ein offizielles Antwortschreiben der Europäischen Kommission hat mehrere wichtige praktische Fragen geklärt.

Die Generaldirektion Mobilität und Verkehr der Europäischen Kommission hat am 22. Juli 2026 auf Fragen zur Fahrtenschreiberpflicht für leichte Nutzfahrzeuge geantwortet.

Das Dokument behandelt gesondert den innerstaatlichen Verkehr, gelegentliche internationale Fahrten, den Werkverkehr (Beförderung auf eigene Rechnung), die Fahrerkarte und die Nutzung des Modus „OUT OF SCOPE”.

Was hat sich zum 1. Juli 2026 geändert?

Die EU-Vorschriften zu Lenk- und Ruhezeiten gelten ab dem 1. Juli 2026 auch für Güterbeförderungen, die:

• im grenzüberschreitenden Verkehr oder als Kabotage durchgeführt werden;
• und bei denen die zulässige Höchstmasse des Fahrzeugs bzw. der Fahrzeugkombination – einschließlich Anhänger oder Sattelanhänger – 2,5 Tonnen übersteigt.

Das bedeutet, dass zahlreiche Transporterunternehmen in den Anwendungsbereich der Regelung gelangt sind, die zuvor keinen Fahrtenschreiber verwendet haben.

Bei den betroffenen Beförderungen ist nicht nur der Einbau des Geräts einzuplanen. Der Fahrer muss eine Fahrerkarte verwenden und die Lenk-, Unterbrechungs- und Ruhezeiten einhalten, und das Unternehmen muss außerdem für das Herunterladen, die Aufbewahrung und die Kontrolle der Daten sorgen.

Der rein innerstaatliche Verkehr fällt nicht automatisch unter die Regelung

Eine der wichtigsten Feststellungen des Kommissionsschreibens ist, dass die neue EU-Pflicht bei leichten Nutzfahrzeugen über 2,5 Tonnen ausdrücklich für den grenzüberschreitenden Güterverkehr und die Kabotage gilt.

Führt das Fahrzeug eines ungarischen Unternehmens ausschließlich innerstaatliche Beförderungen in Ungarn durch, so wird es allein aufgrund der neuen EU-Vorschrift nicht fahrtenschreiberpflichtig.

Ein Fahrer, der ausschließlich und dauerhaft solche, außerhalb des Anwendungsbereichs der EU-Vorschriften liegende innerstaatliche Arbeit verrichtet, ist nach Auffassung der Europäischen Kommission nach EU-Recht auch nicht verpflichtet, eine Fahrerkarte zu beantragen.

Das bedeutet jedoch nicht, dass ein Mitgliedstaat nicht eigene nationale Vorschriften für den innerstaatlichen Verkehr einführen könnte. Die Transportunternehmer sollten daher stets auch prüfen, ob das nationale Recht des jeweiligen Landes eine zusätzliche Pflicht vorschreibt.

Schon eine einzige gelegentliche internationale Fahrt kann ausreichen

Es stellt keine automatische Ausnahme dar, wenn der Beschäftigte nur selten ins Ausland fährt oder wenn das Fahren laut seinem Arbeitsvertrag nicht die Haupttätigkeit ist.

Führt ein Arbeitnehmer auch nur gelegentlich eine internationale Beförderung durch, die unter die EU-Vorschriften fällt, so muss er während dieser Fahrt:

• eine gültige Fahrerkarte besitzen;
• die Karte ordnungsgemäß verwenden;
• die Vorschriften zu Lenk- und Ruhezeiten einhalten.

Dies kann besonders für Unternehmen wichtig sein, die überwiegend im Inland tätig sind, aber gelegentlich einen Transporter nach Österreich, in die Slowakei, nach Rumänien oder in ein anderes EU-Land schicken.

„Wir fahren nur ein paar Mal im Jahr ins Ausland” bedeutet für sich genommen keine Ausnahme.

Wann kann der Werkverkehr von der Pflicht befreit sein?

Die Regelung kann für bestimmte Beförderungen im Werkverkehr eine gesonderte Ausnahme vorsehen, wenn die zulässige Höchstmasse des Fahrzeugs oder der Fahrzeugkombination 2,5 Tonnen übersteigt, aber 3,5 Tonnen nicht überschreitet.

Für die Anwendung der Ausnahme müssen mehrere Bedingungen gleichzeitig erfüllt sein. Wesentlich ist unter anderem, dass:

• die Beförderung nicht gegen Entgelt erfolgt;
• die beförderten Güter Eigentum des Unternehmens sind oder von diesem gekauft, verkauft, hergestellt, be- oder verarbeitet bzw. instand gesetzt wurden;
• die Beförderung den eigenen Bedürfnissen des Unternehmens dient;
• das Fahrzeug von einem Arbeitnehmer des Unternehmens oder von einer aufgrund eines Vertragsverhältnisses zur Verfügung gestellten Person gefahren wird;
• die Beförderung nur eine Nebentätigkeit des Unternehmens darstellt;
• das Fahren nicht die Haupttätigkeit der das Fahrzeug führenden Person ist.

Eine solche Situation kann beispielsweise vorliegen, wenn ein Tischler die von ihm selbst gefertigten Möbel zu einem ausländischen Auftraggeber bringt oder ein Monteur seine für die Arbeit benötigten eigenen Werkzeuge und Ersatzteile befördert.

Anders verhält es sich, wenn das Unternehmen Güter im Eigentum Dritter gegen Entgelt befördert. Dies gilt in der Regel bereits als Beförderungsdienstleistung, auf die die Ausnahme für den Werkverkehr nicht anwendbar ist.

Was bedeutet es, dass das Fahren nicht die Haupttätigkeit des Beschäftigten ist?

Das Kommissionsschreiben erwähnt, dass nach einer anderen EU-Richtlinie das Fahren in der Regel nicht als Haupttätigkeit gilt, wenn es weniger als 30 Prozent der rollierenden monatlichen Arbeitszeit ausmacht.

Der Wert von 30 Prozent darf jedoch nicht in jedem Fall als automatische Grenze für eine Fahrtenschreiber-Ausnahme behandelt werden. Diese Definition stammt ursprünglich aus der Regelung zur Aus- und Weiterbildung von Kraftfahrern.

Bei einer Straßenkontrolle kann die Behörde auch die tatsächlichen Umstände prüfen, zum Beispiel:

• was im Arbeitsvertrag steht;
• welche Aufgaben der Beschäftigte regelmäßig verrichtet;
• wie viel Zeit er mit Fahren verbringt;
• was die Haupttätigkeit des Unternehmens ist;
• ob die Beförderung eine eigenständige Dienstleistung oder nur eine Nebentätigkeit ist.

Ein Unternehmen, das die Ausnahme in Anspruch nimmt, sollte die Erfüllung der Bedingungen daher mit einer geeigneten Arbeitszeiterfassung und mit Frachtdokumenten nachweisen.

Ein Fahrtenschreiber im Fahrzeug bedeutet nicht, dass er auf jeder Fahrt verwendet werden muss

Nach der Antwort der Europäischen Kommission bedeutet das bloße Vorhandensein eines Fahrtenschreibers nicht, dass bei jeder Fahrzeugbewegung die Verwendung der Fahrerkarte verpflichtend ist.

Führt ein mit einem Fahrtenschreiber ausgestattetes Fahrzeug eine innerstaatliche oder sonstige Tätigkeit durch, die nicht unter die EU-Vorschriften zu Lenk- und Ruhezeiten fällt, so macht der Einbau des Geräts allein die betreffende Fahrt nicht fahrtenschreiberpflichtig.

Bei gemischt genutzten Fahrzeugen ist jedoch eine genaue Dokumentation besonders wichtig. Nimmt derselbe Transporter an einem Tag am innerstaatlichen und am nächsten Tag am internationalen Verkehr teil, muss das Unternehmen die einzelnen Tätigkeiten eindeutig voneinander abgrenzen können.

Wann darf der Modus „OUT OF SCOPE” verwendet werden?

Die Funktion „OUT” bzw. „OUT OF SCOPE” zeigt an, dass die betreffende Nutzung des Fahrzeugs nicht unter die EU-Vorschriften zu Lenk- und Ruhezeiten fällt.

Nach Auffassung der Europäischen Kommission gibt es keine gesonderte Bestimmung, die die Auswahl des OUT-Modus bei jeder außerhalb des Anwendungsbereichs liegenden Fahrt verpflichtend machen würde.

Dennoch empfiehlt die Kommission ausdrücklich, dass der Fahrer:

• seine Fahrerkarte einsteckt;
• den Modus „OUT OF SCOPE” auswählt.

Dies kann einfacher und weniger fehleranfällig sein als das nachträgliche manuelle Erfassen der Tätigkeiten. Bei einer späteren Straßenkontrolle wird für die Behörde zudem klarer, warum der Fahrer im betreffenden Zeitraum keine unter die Verordnung fallende Arbeit verrichtet hat.

Wichtig ist jedoch, dass der OUT-Modus nur bei tatsächlich außerhalb des Anwendungsbereichs liegenden Tätigkeiten verwendet werden darf. Es ist beispielsweise nicht zulässig, den ungarischen Abschnitt einer internationalen Beförderung im OUT-Modus zu erfassen, nur weil das Fahrzeug die Landesgrenze noch nicht überschritten hat.

Praktische Beispiele für Transportunternehmer

1. Ausschließlich im Inland tätiger 3,2-Tonnen-Transporter

Das Fahrzeug verkehrt nur zwischen ungarischen Be- und Entladestellen.

Aufgrund der neuen EU-Vorschrift wird es nicht automatisch fahrtenschreiberpflichtig. Die ungarischen nationalen Vorschriften sind jedoch weiterhin zu beachten.

2. Derselbe Transporter bringt Güter von Budapest nach Wien

Dies ist grenzüberschreitender Güterverkehr. Übersteigt die zulässige Höchstmasse des Fahrzeugs oder der zusammen mit dem Anhänger berechneten Fahrzeugkombination 2,5 Tonnen, gelten die Vorschriften zu Fahrtenschreiber und Lenkzeiten grundsätzlich.

3. Ein Unternehmen befördert selbst hergestellte Produkte ins Ausland

Eine Ausnahme ist möglich, wenn es sich um echten Werkverkehr handelt, kein gesondertes Beförderungsentgelt berechnet wird, die Beförderung nur eine Nebentätigkeit ist und das Fahren nicht die Haupttätigkeit des Arbeitnehmers ist.

4. Der Fahrer arbeitet das ganze Jahr im Inland, fährt aber zweimal jährlich ins Ausland

Bei den Auslandsfahrten benötigt er bereits eine Fahrerkarte, und bei den betreffenden Fahrten sind die Fahrtenschreibervorschriften anzuwenden. Der gelegentliche Charakter bedeutet für sich genommen keine Ausnahme.

5. Ein 2,4-Tonnen-Transporter zieht einen Anhänger

Es ist nicht nur die zulässige Höchstmasse des Transporters zu berücksichtigen. Übersteigt die gemeinsame zulässige Höchstmasse von Fahrzeug und Anhänger 2,5 Tonnen, kann die Fahrzeugkombination bei grenzüberschreitendem Güterverkehr in den Anwendungsbereich der Regelung gelangen.

Was müssen die Unternehmen tun?

Transportunternehmer und andere Unternehmen, die Transporter einsetzen, sollten zunächst ihren gesamten Fuhrpark überprüfen.

Bei jedem Fahrzeug ist zu prüfen:

1. Übersteigt die zulässige Höchstmasse des Fahrzeugs oder der Fahrzeugkombination 2,5 Tonnen?
2. Wird damit grenzüberschreitender Güterverkehr oder Kabotage durchgeführt?
3. Erfolgt die Beförderung gegen Entgelt?
4. Sind im Werkverkehr alle Ausnahmebedingungen erfüllt?
5. Ist das Fahren die Haupttätigkeit des Beschäftigten?
6. Sind ein geeigneter Fahrtenschreiber und eine Fahrerkarte vorhanden?
7. Werden die außerhalb des Anwendungsbereichs liegenden Fahrten ordnungsgemäß dokumentiert?

Die betroffenen Unternehmen müssen darüber hinaus sorgen für:

• die Schulung der Fahrer;
• die Fahrer- und Unternehmenskarten;
• das regelmäßige Herunterladen der Fahrtenschreiberdaten;
• die vorgeschriebene Aufbewahrung der Daten;
• die ordnungsgemäße Planung der Lenk- und Ruhezeiten;
• die korrekte Verwendung manueller Eingaben und des OUT-Modus.

Unternehmen, die die Ausnahme für den Werkverkehr in Anspruch nehmen, sollten dem Fahrer Dokumente zur Verfügung stellen, aus denen sich Folgendes ergibt:

• wer Eigentümer der beförderten Güter ist;
• zu welchem Zweck die Beförderung erfolgt;
• was die Haupttätigkeit des Unternehmens ist;
• was der tatsächliche Aufgabenbereich des Fahrers ist;
• welchen Anteil der Arbeitszeit des Beschäftigten das Fahren ausmacht;
• warum die Beförderung als Werkverkehr und Nebentätigkeit anzusehen ist.

Die wichtigste Erkenntnis

Die Aussage „Ab dem 1. Juli 2026 ist jeder Transporter über 2,5 Tonnen fahrtenschreiberpflichtig” ist nicht korrekt.

Bei der Feststellung der Pflicht ist nicht nur die Masse des Fahrzeugs zu prüfen. Mindestens ebenso wichtig ist:

• ob es sich um eine innerstaatliche oder internationale Beförderung handelt;
• ob Kabotage erfolgt;
• ob eigene oder fremde Güter befördert werden;
• ob die Beförderung gegen Entgelt erfolgt;
• ob das Fahren die Haupttätigkeit des Fahrers ist.

Die Vorschriften lassen sich daher nicht einfach auf Ebene von Unternehmens- oder Fahrzeugkategorien entscheiden. Die Pflichten sind je Fahrzeug, je Fahrer und je Beförderung zu prüfen.

Das Schreiben der Europäischen Kommission gibt eine wichtige Orientierung, doch im Einzelfall kommt es weiterhin auf sämtliche Umstände der konkreten Beförderung an. In Zweifelsfällen ist es ratsam, vorab eine fachliche oder behördliche Stellungnahme einzuholen.

Quelle: Offizielles Antwortschreiben der Generaldirektion Mobilität und Verkehr der Europäischen Kommission vom 22. Juli 2026 zur Fahrtenschreiberpflicht für leichte Nutzfahrzeuge.